Cara Membuat Nomor Surat Resmi

by

Setiap instansi pasti membutuhkan nomor surat resmi sebagai salah satu bentuk komunikasi resmi. Namun, beberapa orang masih bingung dalam membuat nomor surat resmi yang baik dan benar. Nah, pada kesempatan kali ini, kita akan membahas cara membuat nomor surat resmi dengan benar agar dapat memberikan kesan profesional dan teratur.

Pendahuluan

Sebelum membahas lebih lanjut tentang cara membuat nomor surat resmi, terlebih dahulu kita harus memahami apa itu nomor surat resmi. Nomor surat resmi adalah nomor identifikasi yang digunakan untuk mengidentifikasi surat yang dikirimkan atau diterima. Setiap surat memiliki nomor surat yang berbeda sesuai dengan jenis surat dan instansi pengirim atau penerima.

Tujuan Nomor Surat Resmi

Tujuan nomor surat resmi adalah sebagai berikut:

  • Memudahkan pengaturan dan penyimpanan arsip surat.
  • Meningkatkan efisiensi dalam pengiriman dan penanganan surat.
  • Memudahkan identifikasi surat yang dikirimkan atau diterima.

Komponen Nomor Surat Resmi

Nomor surat resmi terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

  1. Nomor Urut

    2. Nomor urut adalah angka yang unik dan berbeda untuk setiap surat yang dikirimkan atau diterima. Nomor urut biasanya diawali dengan angka 001 yang bertambah sesuai dengan jumlah surat yang dikirimkan atau diterima.

  2. Tanggal Surat

    3. Tanggal surat adalah tanggal dibuatnya surat yang dikirimkan atau diterima. Format yang umum digunakan adalah DD/MM/YYYY.

  3. Bulan Surat

    4. Bulan surat adalah bulan dibuatnya surat yang dikirimkan atau diterima. Format yang umum digunakan adalah MMMM (nama bulan dalam bahasa Indonesia).

  4. Tahun Surat

    5. Tahun surat adalah tahun dibuatnya surat yang dikirimkan atau diterima. Format yang umum digunakan adalah YYYY.

  5. Jenis Surat

    6. Jenis surat adalah jenis surat yang dikirimkan atau diterima. Jenis surat yang umum digunakan antara lain surat undangan, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat perintah, dan sebagainya.

Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Berikut adalah cara membuat nomor surat resmi:

  1. Tentukan jenis surat

    2. Tentukan jenis surat yang akan dikirimkan atau diterima. Jenis surat harus jelas dan spesifik agar memudahkan dalam pengaturan dan penyimpanan arsip surat.

  2. Tentukan format nomor surat

    3. Tentukan format nomor surat yang akan digunakan. Format nomor surat terdiri dari nomor urut, tanggal surat, bulan surat, tahun surat, dan jenis surat.

  3. Tentukan nomor urut

    4. Tentukan nomor urut yang akan digunakan. Nomor urut harus dimulai dari 001 dan bertambah sesuai dengan jumlah surat yang dikirimkan atau diterima.

  4. Tentukan tanggal surat

    5. Tentukan tanggal surat yang sesuai dengan tanggal dibuatnya surat yang dikirimkan atau diterima.

  5. Tentukan bulan surat

    6. Tentukan bulan surat yang sesuai dengan bulan dibuatnya surat yang dikirimkan atau diterima.

  6. Tentukan tahun surat

    7. Tentukan tahun surat yang sesuai dengan tahun dibuatnya surat yang dikirimkan atau diterima.

  7. Gabungkan komponen nomor surat

    8. Gabungkan komponen nomor surat menjadi satu kesatuan. Contoh format nomor surat: 001/01/Januari/2022/SU.

  8. Catat Nomor Surat Resmi

    9. Catat nomor surat resmi pada daftar surat yang dikirimkan atau diterima. Daftar harus disimpan dengan rapi agar mudah dalam mencari nomor surat yang dibutuhkan.

Contoh Nomor Surat Resmi

Berikut adalah contoh nomor surat resmi:

001/01/Januari/2022/SU

002/02/Januari/2022/SP

003/03/Januari/2022/SU

Kesimpulan

Demikian cara membuat nomor surat resmi yang benar agar dapat memberikan kesan profesional dan teratur. Dengan menggunakan nomor surat resmi yang baik dan benar, akan memudahkan dalam pengaturan dan penyimpanan arsip surat. Selain itu, juga meningkatkan efisiensi dalam pengiriman dan penanganan surat.

FAQs

1. Apa itu nomor surat resmi?

Nomor surat resmi adalah nomor identifikasi yang digunakan untuk mengidentifikasi surat yang dikirimkan atau diterima.

2. Apa tujuan nomor surat resmi?

Tujuan nomor surat resmi adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan arsip surat, meningkatkan efisiensi dalam pengiriman dan penanganan surat, serta memudahkan identifikasi surat yang dikirimkan atau diterima.

3. Apa saja komponen nomor surat resmi?

Komponen nomor surat resmi terdiri dari nomor urut, tanggal surat, bulan surat, tahun surat, dan jenis surat.

4. Bagaimana cara membuat nomor urut dalam nomor surat resmi?

Cara membuat nomor urut dalam nomor surat resmi adalah dengan memulai dari angka 001 dan bertambah sesuai dengan jumlah surat yang dikirimkan atau diterima.

5. Apa yang harus dilakukan setelah membuat nomor surat resmi?

Setelah membuat nomor surat resmi, harus dicatat pada daftar surat yang dikirimkan atau diterima dan disimpan dengan rapi agar mudah dalam mencari nomor surat yang dibutuhkan.

Leave a Comment