Surat dalam bahasa Inggris merupakan salah satu jenis komunikasi tertulis yang penting di era globalisasi ini. Surat ini bisa digunakan untuk berbagai keperluan, seperti untuk melamar pekerjaan, mengajukan permohonan beasiswa, atau untuk mengirimkan undangan. Namun, untuk membuat surat dalam bahasa Inggris, kita perlu memperhatikan beberapa hal penting agar surat tersebut terlihat lebih profesional dan efektif. Berikut adalah cara membuat surat dalam bahasa Inggris:
Mempersiapkan Peralatan yang Dibutuhkan
Sebelum memulai menulis surat, ada beberapa peralatan yang perlu dipersiapkan, seperti kertas, pena, atau laptop. Pastikan juga Anda memiliki alamat email atau alamat surat yang tepat untuk mengirimkan surat tersebut. Jika Anda tidak yakin dengan alamat yang digunakan, pastikan untuk melakukan pengecekan terlebih dahulu. Hal ini akan membantu Anda untuk memastikan bahwa surat Anda akan sampai pada penerima yang tepat.
Membuat Format Surat yang Sesuai
Seperti pada surat dalam bahasa Indonesia, surat dalam bahasa Inggris juga memiliki format yang harus diikuti. Format tersebut terdiri dari tiga bagian utama, yaitu header, body, dan closing. Pada bagian header, tuliskan alamat penerima surat, tanggal, serta judul surat. Sedangkan pada bagian body, tuliskan isi surat dengan jelas dan singkat. Pada bagian closing, tuliskan salam penutup dan tanda tangan Anda.
Header
Pada bagian header, tuliskan alamat penerima surat di sebelah kiri atas. Tuliskan juga tanggal surat tersebut dibuat. Setelah itu, tuliskan judul surat pada bagian yang sama dengan alamat penerima, tetapi di bawahnya. Pastikan judul surat tersebut jelas dan singkat, sehingga penerima surat dapat memahami maksud Anda dengan mudah.
Body
Pada bagian body, tuliskan isi surat dengan jelas dan singkat. Pisahkan paragraf pada setiap ide yang ingin disampaikan. Gunakan bahasa Inggris yang mudah dimengerti oleh penerima surat. Jangan terlalu banyak menggunakan frasa atau kata yang sulit dipahami, kecuali jika memang diperlukan. Selain itu, pastikan bahwa surat tersebut memiliki struktur yang jelas dan mudah diikuti.
Closing
Pada bagian closing, tuliskan salam penutup seperti “Sincerely” atau “Best regards”, diikuti dengan nama dan tanda tangan Anda. Pastikan bahwa nama dan tanda tangan tersebut terlihat jelas dan mudah dibaca.
Menjaga Gaya Bahasa dan Tenses
Salah satu hal penting dalam membuat surat dalam bahasa Inggris adalah menjaga gaya bahasa dan tenses yang digunakan. Pastikan bahwa bahasa yang digunakan sesuai dengan konteks surat dan siapa yang menjadi penerima surat tersebut. Jangan terlalu formal atau terlalu informal. Selain itu, pastikan bahwa tenses yang digunakan konsisten sepanjang surat.
Gaya Bahasa
Jangan terlalu formal atau terlalu informal dalam menggunakan bahasa Inggris. Pastikan bahwa bahasa yang digunakan sesuai dengan konteks surat dan siapa yang menjadi penerima surat tersebut. Jika surat tersebut ditujukan untuk teman atau kerabat, maka Anda bisa menggunakan bahasa yang lebih santai. Namun, jika surat tersebut ditujukan untuk atasan atau orang yang lebih senior, gunakan bahasa yang lebih formal.
Tenses
Pilih tenses yang tepat dan konsisten sepanjang surat. Jangan terlalu banyak beralih antara tenses yang berbeda, karena hal tersebut akan membuat surat terlihat tidak konsisten dan sulit dipahami. Jika memungkinkan, gunakan tenses yang sama untuk setiap paragraf.
Menggunakan Vocabulary yang Tepat
Vocabulary atau kosa kata yang digunakan dalam surat dalam bahasa Inggris juga sangat penting. Pastikan bahwa vocabulary yang digunakan sesuai dengan konteks surat dan tidak terlalu sulit untuk dipahami oleh penerima surat. Jangan terlalu banyak menggunakan kata-kata yang terlalu formal atau kata-kata asing yang sulit dipahami.
Menghindari Penggunaan Kata-kata yang Terlalu Formal atau Asing
Jangan terlalu banyak menggunakan kata-kata yang terlalu formal atau kata-kata asing yang sulit dipahami oleh penerima surat. Hal ini akan membuat surat terlihat kurang jelas dan sulit dipahami. Gunakan kata-kata yang umum digunakan sehari-hari untuk membuat surat terlihat lebih mudah dipahami.
Menghindari Penggunaan Jargon atau Istilah Teknis
Jika surat tersebut tidak ditujukan untuk orang yang bekerja di bidang yang sama dengan Anda, hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin sulit dipahami oleh penerima surat. Jika memang diperlukan, berikan penjelasan atau definisi dari kata atau istilah tersebut agar penerima surat lebih mudah memahami maksud Anda.
Menjaga Kepolosan Bahasa
Salah satu hal penting dalam membuat surat dalam bahasa Inggris adalah menjaga kepolosan bahasa. Pastikan bahwa surat tersebut tidak terlalu rumit atau sulit dipahami oleh penerima surat. Jangan terlalu banyak menggunakan kalimat yang terlalu panjang atau sulit dipahami.
Menghindari Penggunaan Kalimat yang Terlalu Panjang
Jangan terlalu banyak menggunakan kalimat yang terlalu panjang atau rumit. Kalimat yang terlalu panjang akan membuat surat terlihat tidak rapi dan sulit dipahami. Pisahkan kalimat menjadi beberapa bagian jika memang diperlukan.
Menghindari Penggunaan Frasa atau Kata yang Terlalu Sulit Dipahami
Hindari penggunaan frasa atau kata yang terlalu sulit dipahami oleh penerima surat. Hal ini akan membuat surat terlihat tidak jelas dan sulit dipahami. Gunakan frasa atau kata yang mudah dimengerti untuk membuat surat terlihat lebih sederhana dan mudah dipahami.
Melampirkan Dokumen Pendukung
Jika surat yang Anda tulis membutuhkan dokumen pendukung, pastikan untuk melampirkannya pada surat tersebut. Dokumen pendukung ini bisa berupa CV, sertifikat, atau dokumen lainnya yang mendukung maksud surat tersebut. Pastikan bahwa dokumen tersebut terlihat rapi dan mudah dibaca oleh penerima surat.
Menjaga Kesopanan dan Etika dalam Surat
Terakhir, pastikan bahwa surat yang Anda tulis menjaga kesopanan dan etika yang baik. Hindari penggunaan bahasa atau kalimat yang kasar atau tidak sopan. Jangan terlalu banyak menggunakan kata-kata yang menyinggung atau merendahkan penerima surat. Pastikan bahwa surat tersebut terlihat profesional dan sopan.
Membuat surat dalam bahasa Inggris memang membutuhkan perhatian yang lebih, karena bahasa Inggris bukanlah bahasa ibu kita. Namun, dengan memperhatikan hal-hal penting seperti format surat, gaya bahasa, vocabulary, kepolosan bahasa, dan etika, kita dapat membuat surat dalam bahasa Inggris yang terlihat lebih profesional dan efektif. Pastikan juga untuk melampirkan dokumen pendukung jika memang diperlukan. Dengan demikian, surat Anda akan terlihat lebih lengkap dan dapat mempermudah penerima surat dalam memahami maksud Anda.
1. Bagaimana cara membuat surat dalam bahasa Inggris yang baik dan benar?
Untuk membuat surat dalam bahasa Inggris yang baik dan benar, perhatikan hal-hal penting seperti format surat, gaya bahasa, vocabulary, kepolosan bahasa, dan etika. Pastikan juga untuk melampirkan dokumen pendukung jika memang diperlukan.
2. Apa saja yang harus diperhatikan dalam memilih vocabulary yang tepat dalam surat dalam bahasa Inggris?
Dalam memilih vocabulary yang tepat dalam surat dalam bahasa Inggris, perhatikan konteks surat dan penerima surat. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu formal atau asing dan jangan terlalu banyak menggunakan jargon atau istilah teknis yang sulit dipahami.
3. Apa yang harus diperhatikan dalam menjaga kesopanan dan etika dalam surat dalam bahasa Inggris?
Dalam menjaga kesopanan dan etika dalam surat dalam bahasa Inggris, hindari penggunaan bahasa atau kalimat yang kasar atau tidak sopan. Jangan terlalu banyak menggunakan kata-kata yang menyinggung atau merendahkan penerima surat. Pastikan bahwa surat tersebut terlihat profesional dan sopan.
4. Apa yang harus dilakukan jika surat yang ditulis membutuhkan dokumen pendukung?
Jika surat yang ditulis membutuhkan dokumen pendukung, pastikan untuk melampirkannya pada surat tersebut. Dokumen pendukung ini bisa berupa CV, sertifikat, atau dokumen lainnya yang mendukung maksud surat tersebut. Pastikan bahwa dokumen tersebut terlihat rapi dan mudah dibaca oleh penerima surat.
5. Apa yang harus dilakukan jika tidak yakin dengan vocabulary atau tenses yang digunakan dalam surat?
Jika tidak yakin dengan vocabulary atau tenses yang digunakan dalam surat, pastikan untuk melakukan pengecekan terlebih dahulu. Gunakan kamus atau bantuan lainnya untuk memastikan bahwa vocabulary atau tenses yang digunakan sesuai dengan konteks surat.