Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Dalam menulis surat, terdapat beberapa aturan dan etika yang harus diikuti agar surat dapat terlihat profesional dan mudah dipahami oleh pembaca. Dalam artikel ini, akan dibahas cara menulis surat yang benar dan bermanfaat bagi pembaca.
Persiapan Menulis Surat
Mengenal Tujuan Surat
Sebelum menulis surat, pastikan untuk mengetahui tujuan dari surat yang akan ditulis. Apakah surat tersebut untuk meminta bantuan, untuk memberikan informasi, atau untuk tujuan lainnya. Hal ini akan membantu dalam menentukan jenis surat yang akan ditulis serta bahasa yang digunakan dalam surat tersebut.
Menentukan Penerima Surat
Setelah mengetahui tujuan dari surat, pastikan juga untuk menentukan penerima surat dengan benar. Hal ini akan memudahkan dalam pengiriman surat dan juga akan meningkatkan respon dari penerima surat.
Mengumpulkan Informasi
Sebelum mulai menulis surat, pastikan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan terlebih dahulu. Informasi yang diperlukan dapat berupa data penerima surat, alamat tujuan surat, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk konten surat.
Tata Letak Surat yang Benar
Header Surat
Header surat merupakan bagian paling atas dari surat yang berisi informasi tentang pengirim dan penerima surat. Informasi yang harus ada dalam header surat antara lain nama pengirim, alamat pengirim, tanggal surat, dan nama serta alamat penerima surat.
Salutasi
Salutasi merupakan kalimat pembuka pada surat yang biasanya dimulai dengan kata “Hormat”. Pada salutasi, pastikan untuk menyebutkan nama dan gelar dari penerima surat dengan benar.
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian utama dari surat yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Pastikan isi surat mudah dipahami dan singkat namun jelas agar dapat meningkatkan respon dari penerima surat.
Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian akhir dari surat yang berisi kalimat penutup dan tanda tangan pengirim surat. Pada penutup surat, pastikan untuk memberikan kesan yang baik dan sopan kepada penerima surat.
Etika Menulis Surat
Gunakan Bahasa yang Tepat
Dalam menulis surat, pastikan untuk menggunakan bahasa yang tepat dan profesional. Hindari penggunaan bahasa yang kasar atau tidak sopan dalam surat.
Jangan Menggunakan Singkatan yang Tidak Umum
Meskipun terdapat singkatan yang umum digunakan dalam surat, pastikan untuk tidak menggunakan singkatan yang tidak umum atau tidak dikenal oleh penerima surat.
Jangan Terlalu Formal atau Terlalu Informal
Terlalu formal atau terlalu informal dalam menulis surat dapat menyebabkan surat sulit dipahami oleh penerima surat. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang sesuai dengan tujuan dan penerima surat.
Jenis-jenis Surat
Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang digunakan untuk meminta bantuan atau izin dari penerima surat. Surat permohonan dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti permohonan kerja, permohonan pinjaman, atau permohonan lainnya.
Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang digunakan untuk mengundang penerima surat untuk menghadiri suatu acara atau pertemuan. Surat undangan harus memuat informasi yang lengkap mengenai acara atau pertemuan yang akan diadakan.
Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang digunakan untuk memberikan informasi kepada penerima surat. Surat pemberitahuan dapat digunakan untuk berbagai keperluan seperti memberikan informasi mengenai perubahan jadwal atau informasi lainnya yang perlu disampaikan kepada penerima surat.
Penulisan Surat dalam Bahasa Inggris
Header Surat dalam Bahasa Inggris
Dalam menulis surat dalam bahasa Inggris, header surat harus memuat informasi yang sama seperti header surat dalam bahasa Indonesia yaitu nama pengirim, alamat pengirim, tanggal surat, dan nama serta alamat penerima surat. Namun, dalam menulis alamat, pastikan untuk menggunakan format alamat yang sesuai dengan bahasa Inggris.
Salutasi dalam Bahasa Inggris
Salutasi dalam bahasa Inggris dapat dimulai dengan kata “Dear” yang diikuti dengan nama penerima surat. Jika tidak mengetahui nama penerima surat, dapat menggunakan frasa “To whom it may concern”.
Penutup Surat dalam Bahasa Inggris
Penutup surat dalam bahasa Inggris dapat menggunakan frasa seperti “Sincerely” atau “Best regards” yang diikuti dengan tanda tangan pengirim surat.
Kesimpulan
Menulis surat yang benar merupakan hal yang penting dalam kehidupan sehari-hari. Dalam menulis surat, pastikan untuk mengikuti aturan dan etika yang benar agar surat terlihat profesional dan mudah dipahami oleh pembaca. Dalam menulis surat, pastikan untuk menentukan tujuan dan penerima surat dengan benar, menggunakan bahasa yang tepat, serta mengikuti tata letak surat yang benar.
FAQs
1. Apakah header surat harus selalu dimulai dengan informasi pengirim?
Ya, informasi pengirim harus selalu ada pada header surat agar penerima surat dapat mengenali siapa yang mengirim surat.
2. Apakah surat permohonan dan surat pengajuan memiliki arti yang sama?
Tidak, surat permohonan lebih fokus pada permintaan bantuan atau izin sedangkan surat pengajuan lebih fokus pada permintaan pengajuan atau proposal.
3. Apakah tanda tangan wajib ada pada surat?
Tanda tangan wajib ada pada surat untuk menunjukkan bahwa surat tersebut telah dikirim oleh pengirim surat.
4. Apakah ada aturan dalam menggunakan bahasa Inggris dalam surat?
Ya, pastikan untuk menggunakan bahasa Inggris yang tepat dan profesional dalam menulis surat dalam bahasa Inggris.
5. Apakah harus memilih jenis surat yang sesuai dengan tujuan surat?
Ya, pemilihan jenis surat yang sesuai dengan tujuan surat akan memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat.